Objectif
Mener seul une situation nouvelle, en utilisant toute la démarche. Le cas se dévoile au fur et à mesure : vous réfléchissez d'abord, la suite s'affiche ensuite.
Situation — exemple inventé
Une petite entreprise de livraison prépare certains colis en moins de 10 minutes, et d'autres en environ une heure.
Le responsable de l'entrepôt pense que le stock est mal rangé. Une préparatrice pense que les informations de livraison sont parfois incomplètes. Le dirigeant envisage d'acheter un nouveau logiciel de logistique.
Personne n'a encore comparé les préparations rapides et lentes.
Résultat recherché
Réduire le temps de préparation sans augmenter les erreurs.
Votre analyse
À partir de la situation ci-dessus, rangez chaque élément :
Correction
- Information rapportée : c'est l'avis du responsable, personne ne l'a encore vérifié.
- Fait établi : c'est ce que tout le monde constate.
- Hypothèse : c'est l'explication de la préparatrice, elle reste à vérifier.
- Inconnue : personne n'a encore comparé les préparations rapides et lentes.
Votre première action
Quelle première action choisissez-vous ?
Vous verrez ensuite une réponse complète, puis la suite du cas.
Correction
D. Il n'y a pas une seule bonne phrase, mais une analyse solide ressemble à ceci :
- Rapporté : le stock serait mal rangé (le responsable) ; des informations de livraison manqueraient (la préparatrice). Ce sont des avis, pas encore des faits.
- Hypothèses : le rangement du stock ; les informations de livraison incomplètes ; peut-être autre chose.
- Inconnu : où le temps est réellement perdu ; ce qui différencie une préparation rapide d'une lente ; quelle cause explique quelle part du problème.
- Première action : comparer des préparations rapides et lentes, en mesurant chaque étape et en notant les informations disponibles.
- Ce qu'elle doit apprendre : laquelle des explications (ou aucune) correspond aux préparations lentes.
- Le nouveau logiciel est une solution envisagée avant de connaître la cause : on le garde de côté. Demander leur avis aux préparateurs (C) est utile, mais donne des informations rapportées, pas une mesure.
Résultat de l'observation
L'entreprise a comparé 20 préparations :
- 10 rapides : 9 minutes en moyenne ;
- 10 lentes : 51 minutes en moyenne ;
- 8 des 10 préparations lentes attendaient une information de livraison manquante ;
- 2 cherchaient un article dans le stock ;
- parmi les rapides, 9 sur 10 avaient des informations complètes, et 1 a demandé de chercher un article.
Le rangement du stock n'explique donc pas l'essentiel. Le manque d'information de livraison est très souvent présent dans les préparations lentes.
Intervention
Le logiciel actuel permet de rendre obligatoire l'information de livraison au moment de la commande. Inutile, donc, d'acheter tout de suite un nouveau logiciel : on adapte l'existant.
Après ce changement :
- moyenne : 11 minutes ;
- 28 préparations sur 30 en moins de 15 minutes ;
- 2 exceptions, correctement signalées ;
- pas plus d'erreurs qu'avant.
Si les critères fixés étaient « moyenne de 15 minutes au plus, exceptions signalées, pas plus d'erreurs », le résultat est suffisamment démontré pour ces préparations.
Avec une IA — Le même cas, avec une IA comme assistant
Reprenons le cas en imaginant que l'entreprise utilise une IA à chaque étape. Les réponses de l'IA sont écrites pour vous : à chaque fois, choisissez ce que vous en faites. Le but : montrer que c'est vous qui gardez la main.
Étape IA 1 — Comprendre la situation
L'entreprise a écrit cette demande (prompt) :
« Aide-moi à reformuler la situation de préparation des colis. Ne suppose pas que le stock ou les informations de livraison sont la cause. Indique ce qui est établi et ce qui reste à comprendre. »
L'IA a répondu :
« Le problème est probablement lié à l'organisation du stock, puisque certaines préparations prennent une heure. Il faudrait revoir le rangement. »
Question : que faites-vous de cette réponse ?
Correction
Réponse : B.
Explication : l'IA reprend l'avis du responsable et en fait une explication, alors qu'on lui avait demandé de ne rien supposer. Il faut refuser cette conclusion trop rapide et revenir à ce qu'on sait vraiment.
Étape IA 2 — Fixer le résultat attendu
L'entreprise a demandé à l'IA de l'aider à fixer des critères. L'IA a répondu :
« Objectif : chaque colis préparé en moins de 5 minutes, avec zéro erreur. »
Question : que gardez-vous de cette réponse ?
Correction
Réponse : C.
Explication : on peut garder les deux choses à mesurer (le temps, les erreurs). Mais les chiffres « 5 minutes » et « zéro erreur » sont inventés : ils ne viennent ni du besoin, ni des mesures (les préparations rapides prennent déjà 9 minutes). C'est à l'entreprise de fixer les critères, à partir de son besoin réel.
Étape IA 3 — Choisir comment observer
L'IA propose trois façons de comprendre la différence entre préparations rapides et lentes :
« 1. Chronométrer 20 préparations (10 rapides, 10 lentes), étape par étape, en notant les informations disponibles. 2. Demander leur avis à tous les préparateurs. 3. Comparer avec les méthodes des grands entrepôts. »
Question : laquelle choisissez-vous en premier ?
Correction
Réponse : A.
Explication : la 1. C'est la seule qui observe directement les préparations de l'entreprise et peut départager les explications. La 2 donne des avis (utiles, mais seulement rapportés) ; la 3 ne dit rien sur ce qui se passe ici.
Étape IA 4 — Lire les observations
Après les mesures, l'IA écrit :
« Les préparations lentes sont causées par les informations de livraison manquantes. Il faut rendre ce champ obligatoire. »
Question : dans cette réponse, qu'est-ce qui va trop loin ?
Correction
Réponse : D.
Explication : le constat : 8 préparations lentes sur 10 attendaient une information manquante. « Sont causées » va un peu loin : c'est un lien très fort, pas encore une preuve complète (2 cas lents ont une autre raison). Rendre le champ obligatoire est une piste raisonnable, à vérifier par le résultat.
Étape IA 5 — Choisir le niveau d'intervention
L'IA recommande :
« Pour régler durablement le problème, je recommande d'adopter un logiciel de logistique moderne. »
Question : que répondez-vous, sachant que le logiciel actuel permet déjà de rendre l'information de livraison obligatoire ?
Correction
Réponse : C.
Explication : on adapte d'abord l'existant (rendre le champ obligatoire), puis on mesure le résultat. Un nouveau logiciel ne se justifierait que si l'adaptation ne suffit pas. L'IA a proposé la solution la plus lourde sans regarder ce qui existe.
Étape IA 6 — Valider
L'IA conclut :
« Tout est validé. »
Les résultats sont : 11 minutes en moyenne, 28 préparations sur 30 en moins de 15 minutes, 2 exceptions signalées, pas plus d'erreurs. Les critères fixés étaient : 15 minutes en moyenne au plus, exceptions signalées, pas plus d'erreurs.
Question : pouvez-vous valider ?
Correction
Réponse : B.
Explication : oui, mais parce que chaque critère a été comparé aux résultats mesurés, pas parce que l'IA le dit. La validation repose sur les chiffres et les critères retenus.
Dans votre activité
Le réflexe : pour votre prochain problème, gardez sous la main ces huit questions, une par module :
- Qu'est-ce qui se passe concrètement ?
- Qu'est-ce que je verrai quand ce sera réglé ?
- Qu'est-ce que je sais vraiment, et qu'est-ce que je suppose ?
- Quelle action va me dire quelque chose d'utile pour décider ?
- Attendu, obtenu : quel écart ?
- Quel test me dirait si la cause supposée est la bonne ?
- Utiliser ce que j'ai, adapter, ou construire ?
- À partir de quoi est-ce que je m'arrête ?
Avec une IA : servez-vous-en pour explorer (idées, pistes, options) et pour relire (oublis, contradictions). Les constats et les décisions restent les vôtres.