Exploiter les informations contenues dans vos documents
Un document peut contenir les informations dont vous avez besoin sans que celles-ci soient directement exploitables par votre logiciel. Il faut alors ouvrir le document, rechercher les informations, les recopier et parfois les comparer avec d'autres données.
Les situations possibles
Récupérer des informations d'un PDF ; extraire des données d'une facture ; classer des documents ; retrouver certains contenus ; transmettre des informations vers un autre outil ; comparer plusieurs documents.
Une solution avec ou sans IA
Pour certaines structures de documents, des règles classiques peuvent suffire. Lorsque le contenu est variable, un traitement utilisant l'IA peut éventuellement être envisagé. Le niveau de fiabilité attendu est déterminant. Une information simplement destinée à aider un utilisateur n'est pas traitée comme une information qui déclenche automatiquement une action.
Décrire votre situation →Une situation-type
Des bons de livraison recopiés un par un
Une entreprise reçoit chaque semaine des bons de livraison et des factures de plusieurs fournisseurs, en PDF ou sur papier scanné. Les références, quantités et montants sont recopiés à la main dans un tableau de suivi, puis comparés aux commandes passées. Les erreurs de saisie ne sont découvertes qu'au moment d'un écart de stock.
Lorsque les documents ont toujours la même présentation, l'extraction peut reposer sur des règles fixes. Lorsque chaque fournisseur a son propre format, ou que les documents sont scannés, une solution plus souple, parfois basée sur l'IA, devient nécessaire, avec une vérification adaptée.
Comment structurer l'exploitation de documents
- Rassembler un échantillon représentatif des documents réellement reçus, y compris les cas difficiles.
- Définir précisément les informations à extraire et ce qu'on en fait ensuite.
- Évaluer la variété des formats : identiques, quelques modèles, ou très variables.
- Choisir le niveau de contrôle : relecture systématique, contrôle des seuls cas douteux, ou traitement automatique.
- Tester sur des documents réels et mesurer le taux d'erreur avant la mise en service.
Ce qui détermine la fiabilité
- La qualité des documents : un scan flou ou incomplet limite ce qu'un outil peut en tirer.
- Le nombre de formats différents à traiter.
- La conséquence d'une erreur : une information d'aide n'exige pas le même contrôle qu'une donnée comptable.
- La confidentialité des documents traités et l'endroit où ils sont analysés.
Questions fréquentes
L'IA peut-elle lire des documents scannés ?
Oui, dans une certaine mesure. Les outils actuels savent reconnaître le texte d'un document scanné et en extraire des informations, mais leur fiabilité dépend de la qualité du scan. Une vérification reste nécessaire pour les données importantes.
Faut-il vérifier toutes les informations extraites ?
Pas toujours. Une approche courante consiste à ne faire vérifier que les cas où l'outil est incertain ou où une valeur paraît anormale. Le bon niveau dépend de l'usage des informations.
Mes documents restent-ils confidentiels ?
C'est un point à définir dès le départ : quel service analyse les documents, où ils sont stockés et combien de temps. Des solutions existent pour limiter la transmission des données au strict nécessaire.
Vous avez un problème mais vous ne savez pas quelle solution utiliser ?
Décrivez simplement votre situation. Le diagnostic permet de préciser votre besoin, comprendre votre fonctionnement et déterminer quelle solution numérique peut être envisagée.