Retrouver plus facilement les bonnes informations
Vous savez que l'information existe, mais vous devez parfois chercher dans plusieurs dossiers, fichiers, emails ou logiciels pour la retrouver. Ce type de recherche peut devenir particulièrement contraignant lorsque les mêmes recherches sont effectuées régulièrement.
Les questions à poser
Où se trouve l'information ? Sous quelle forme est-elle enregistrée ? Comment est-elle recherchée aujourd'hui ? Qui doit pouvoir y accéder ? Faut-il simplement retrouver un document ou comprendre son contenu ? Les informations doivent-elles être croisées ?
Plusieurs solutions sont possibles
Une meilleure organisation peut parfois suffire. Dans d'autres cas, il peut être utile de créer un moteur de recherche interne, une interface ou un système permettant d'interroger plusieurs sources. L'IA peut également être pertinente lorsque la recherche nécessite de comprendre le contenu des documents.
Décrire votre besoin →Une situation-type
Retrouver la bonne clause dans des centaines de documents
Un cabinet reçoit régulièrement la même question : « qu'avions-nous prévu dans ce cas ? ». La réponse se trouve quelque part dans des contrats, des comptes rendus ou des échanges d'emails. Chaque recherche demande d'ouvrir plusieurs documents et de les parcourir, et le résultat dépend beaucoup de la mémoire de la personne qui cherche.
Lorsque la recherche porte sur des mots précis, un bon moteur de recherche interne peut suffire. Lorsqu'elle porte sur le sens (« les contrats qui prévoient une pénalité de retard »), une recherche capable de comprendre le contenu devient intéressante, à condition de pouvoir vérifier d'où vient chaque réponse.
Comment améliorer la recherche d'informations
- Noter les recherches les plus fréquentes et le temps qu'elles prennent.
- Identifier où se trouvent les informations et sous quelle forme (documents, emails, bases de données).
- Déterminer si la recherche porte sur des mots précis ou sur le sens du contenu.
- Définir qui doit avoir accès à quelles sources.
- Exiger que chaque résultat indique sa source, pour pouvoir vérifier.
Ce qu'il faut exiger d'un outil de recherche
- Qu'il cite ses sources : une réponse sans source vérifiable est risquée.
- Qu'il respecte les droits d'accès aux documents.
- Qu'il soit tenu à jour lorsque de nouveaux documents sont ajoutés.
- Qu'il signale clairement quand il ne trouve pas de réponse, plutôt que d'en inventer une.
JuriDico est un outil de recherche juridique qui retrouve des sources officielles et affiche tout son raisonnement : chaque réponse renvoie aux textes sur lesquels elle s'appuie, pour que l'utilisateur puisse vérifier par lui-même.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un moteur de recherche et une recherche par IA ?
Un moteur de recherche classique trouve les documents qui contiennent certains mots. Une recherche par IA peut comprendre une question formulée librement et retrouver des passages qui y répondent, même sans les mots exacts. Elle doit alors indiquer ses sources.
L'IA peut-elle inventer une réponse ?
Oui, c'est un risque réel. C'est pourquoi un outil de recherche sérieux doit s'appuyer uniquement sur vos documents, citer les passages utilisés et dire clairement quand il ne trouve rien.
Peut-on chercher à la fois dans les emails et les documents ?
Oui, si les sources sont accessibles. Il faut alors bien définir les droits d'accès, pour que chacun ne retrouve que ce qu'il est autorisé à consulter.
Vous avez un problème mais vous ne savez pas quelle solution utiliser ?
Décrivez simplement votre situation. Le diagnostic permet de préciser votre besoin, comprendre votre fonctionnement et déterminer quelle solution numérique peut être envisagée.