Étude de cas
Coffre : organiser et retrouver ses documents simplement
Factures, courriers, ordonnances, contrats : les documents importants sont souvent dispersés entre le papier, les e-mails et les photos du téléphone, et difficiles à retrouver au moment où on en a besoin. Coffre les réunit dans une application unique, où on peut les classer, les rechercher et suivre leurs échéances. À l'import, une IA lit le document et propose son classement, que l'utilisateur valide.
Voir Coffre en ligne →En bref
- Type
- Gestion de documents assistée par IA à l'import
- Pour qui
- Usage personnel, avec un compte par utilisateur
- Ce que fait l'outil
- Centralise, classe et retrouve des documents, et suit leurs échéances
- Technologies
- PHP, MySQL, recherche plein texte, analyse d'image par IA à l'import
- Statut
- En ligne, accès sur compte
Le problème
Une facture arrive par e-mail, un courrier reste dans un tiroir, une ordonnance est prise en photo puis perdue au milieu de centaines d'images. Quand il faut produire un justificatif, on passe un temps disproportionné à chercher, et on découvre parfois trop tard qu'une échéance était passée.
Le besoin tient en trois verbes : réunir les documents au même endroit, les retrouver rapidement, et ne pas oublier ce qui demande une action à une date donnée.
Ce qui a été construit
- Une connexion par identifiant et mot de passe : chaque utilisateur ne voit que ses propres documents, et les comptes sont créés par un administrateur (pas d'inscription publique).
- L'ajout de documents, PDF ou photos, par glisser-déposer, par sélection de plusieurs fichiers ou directement avec l'appareil photo du téléphone.
- Une collecte optionnelle par e-mail : les pièces jointes envoyées à une adresse dédiée sont importées automatiquement.
- Une lecture des documents par IA à l'import : à partir de la photo ou du PDF, elle propose la catégorie, le titre, l'émetteur, la date, un résumé, la transcription du texte et, lorsqu'il y en a une, la date d'échéance avec l'action à mener. L'utilisateur relit et corrige avant tout enregistrement.
- Un classement par catégories (facture, contrat, ordonnance, relevé bancaire, courrier administratif, etc.) et une fiche modifiable pour chaque document : titre, émetteur, date, résumé, mots-clés.
- Une recherche dans le titre, l'émetteur, le résumé, les mots-clés et le texte du document, combinable avec un filtre par catégorie.
- Une page d'échéances qui liste les documents à échéance par date, et des rappels par e-mail à 30 jours, 7 jours et le jour même lorsqu'une adresse e-mail est renseignée dans le compte.
- La sélection de plusieurs documents pour les fusionner ou les supprimer.
- Une interface qui s'utilise sur téléphone et qui peut s'installer sur l'écran d'accueil.
Les choix et leurs raisons
Une IA qui prépare, un humain qui valide
À l'import, le document est analysé par un modèle d'IA de vision (Gemini), qui remplit la fiche à la place de l'utilisateur : catégorie, titre, émetteur, date, résumé, échéance éventuelle et transcription du texte, utilisée ensuite pour la recherche. Cela évite de tout saisir à la main. Rien n'est enregistré sans que l'utilisateur ait vu ces propositions et pu les corriger. L'IA se limite à cette étape d'import ; le classement, la recherche, les échéances et la fusion fonctionnent ensuite comme dans une application de gestion documentaire classique.
Des documents à l'abri du site public
Les fichiers déposés sont conservés dans un dossier non accessible directement depuis le web. Ils ne sont délivrés qu'après vérification de la connexion de l'utilisateur, et chacun n'accède qu'à ses propres documents.
Éviter les doublons et les pages éparpillées
Lorsqu'un même document est déposé deux fois, y compris re-photographié, l'application le détecte. Lorsque plusieurs fichiers semblent être les pages d'un même document, elles sont regroupées, et on peut aussi fusionner des documents à la main depuis la liste.
Importer là où les documents arrivent déjà
Beaucoup de fournisseurs envoient déjà leurs factures en pièce jointe par e-mail. Une adresse dédiée permet de les transmettre à Coffre sans les ouvrir ni les enregistrer à la main.
Limites et garde-fous
- Les propositions de l'IA peuvent être incomplètes ou inexactes : c'est pourquoi chaque import passe par une validation humaine.
- La collecte par e-mail ne récupère que ce qui arrive réellement par e-mail : elle ne se connecte pas aux espaces clients des fournisseurs. En cas d'échec de l'analyse, le document doit être déposé à la main.
- Mieux vaut envoyer les photos par petits lots (5 à 10 par e-mail), car les messageries plafonnent la taille des envois.
- Pas de partage de documents entre utilisateurs.
- Les rappels d'échéance sont envoyés une fois par jour : ils supposent qu'une adresse e-mail a été renseignée dans le compte.
Ce que ce projet montre
Ce projet illustre un outil de gestion documentaire sur mesure, simple d'usage, qui part d'un problème quotidien (des documents dispersés, des échéances oubliées) plutôt que d'une technologie. L'IA n'y intervient qu'à un endroit précis, la lecture des documents à l'import, et sous contrôle de l'utilisateur : elle sert à gagner du temps de saisie, pas à décider à sa place. Pour comprendre ce qui sépare cette approche d'un traitement documentaire par IA plus poussé, voir la page Utiliser l'IA pour traiter des documents →
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