Vos informations sont dispersées ?
Une information peut se trouver dans un email, un fichier, un logiciel, un dossier partagé ou l'historique d'une conversation. Lorsqu'il faut reconstituer une situation, quelqu'un doit alors rechercher ces informations une par une.
Le problème peut venir de
Plusieurs sources ; plusieurs formats ; plusieurs logiciels ; des informations non structurées ; l'absence de lien entre les données.
Plusieurs solutions sont possibles
Il peut être pertinent de centraliser l'information. Mais il peut aussi être préférable de connecter les sources existantes ou de créer une interface permettant de retrouver les informations nécessaires au bon moment.
Décrire votre situation →Une situation-type
Reconstituer l'historique d'un client prend une demi-heure
Pour préparer un rendez-vous, il faut retrouver les derniers échanges par email, le devis dans un dossier partagé, les notes d'intervention dans un tableur et la facture dans le logiciel comptable. L'information existe, mais elle est éclatée entre plusieurs endroits, et seule la personne qui a suivi le dossier sait où chercher.
Centraliser ne veut pas forcément dire tout déplacer dans un nouvel outil. Il peut suffire de relier les sources existantes à une vue unique, qui rassemble l'essentiel au moment où on en a besoin.
Comment s'y prendre
- Choisir une situation précise où l'information dispersée pose problème (préparer un rendez-vous, répondre à un client…).
- Lister les sources consultées dans cette situation et les informations utiles de chacune.
- Déterminer pour chaque information quelle source est la référence.
- Choisir entre regrouper les données dans un même outil ou construire une vue qui les rassemble.
- Définir qui peut accéder à quoi, notamment pour les informations sensibles.
Ce qu'il faut savoir
- Dupliquer les informations dans un nouvel outil crée un risque de versions contradictoires.
- Une information non structurée (notes libres, emails) est plus difficile à rassembler qu'une donnée de tableau.
- Les droits d'accès doivent être pensés dès le départ.
- Une meilleure organisation des dossiers et des noms de fichiers règle parfois une partie du problème sans aucun développement.
Questions fréquentes
Faut-il un nouveau logiciel pour centraliser ses informations ?
Pas nécessairement. Selon la situation, on peut relier les outils existants, créer une interface de consultation unique ou simplement réorganiser les dossiers. Le nouveau logiciel n'est qu'une option parmi d'autres.
L'IA peut-elle aider à retrouver des informations dispersées ?
Elle peut être utile pour chercher dans des contenus non structurés, comme des emails ou des documents, en comprenant le sens d'une question. Pour des données déjà bien rangées, une recherche classique suffit souvent.
Comment éviter les doublons ?
En définissant une source de référence pour chaque type d'information et en faisant circuler les données depuis cette source, plutôt qu'en les recopiant à la main.
Vous avez un problème mais vous ne savez pas quelle solution utiliser ?
Décrivez simplement votre situation. Le diagnostic permet de préciser votre besoin, comprendre votre fonctionnement et déterminer quelle solution numérique peut être envisagée.