M10 — Évaluation finale : votre plan d’automatisation

Avant l’évaluation : faire le point

Vous arrivez au terme de la formation. Vous avez appris à repérer et décrire ce qui peut être automatisé (ce qu’est une automatisation, les bonnes candidates, la description d’une tâche et de ses exceptions), à mettre en place sans tout compliquer (les fonctions de vos outils, les liaisons entre deux outils, les messages aux clients) et à contrôler et décider (les cinq dérapages, les données et les accès, le calcul du gain).

Ce dernier module comporte deux parties : votre plan d’automatisation, à faire pour vous, puis l’évaluation qui donne droit à l’attestation.

Ce que l’évaluation vérifie

L’évaluation ne vérifie pas que vous connaissez des définitions. Elle vérifie que vous savez réagir dans des situations concrètes :

décrire une automatisation et reconnaître une bonne candidate ;
repérer l’exception ou l’information qui manque ;
choisir la façon la plus simple et la plus sûre de mettre en place ;
prévoir le contrôle qui évitera le dérapage, et décider si une automatisation en vaut la peine.

Elle comporte 12 questions, dont deux « automatismes qui dérapent » inédits. La réussite demande au moins 70 % des points. Vous disposez de deux tentatives.

Mon plan d’automatisation

À la fin de chaque module, vous avez fait un choix « Pour votre plan d’automatisation ». Rassemblés, ces choix forment le portrait de votre situation aujourd’hui :

Vos trois priorités

Une automatisation à portée de main à activer ce mois-ciUn contrôle à ajouter dans le moisUne liaison ou un chantier à préparer dans les trois mois

Vos trois priorités. Relisez ces neuf lignes avec vos feuilles des modules précédents sous les yeux. Choisissez :

une automatisation à portée de main à activer ce mois-ci ;
un contrôle à ajouter (sur vos automatisations, vos messages ou vos accès) dans le mois ;
une liaison ou un chantier à préparer dans les trois mois.

Téléchargez votre plan d’automatisation et gardez-le à portée de main. Refaites-le dans six mois : vos automatisations auront changé, et vos priorités aussi.

Après ce parcours : une automatisation se surveille, comme un outil

Une automatisation n’est jamais « finie ». Vos clients changent, vos outils se mettent à jour, vos salariés arrivent et partent, les règles évoluent. À chaque changement, les mêmes questions reviennent : *qu’est-ce qui peut changer ? comment saurai-je qu’elle s’est trompée ? comment l’arrêter ?* Vous savez maintenant les poser.

Si votre plan fait apparaître plusieurs liaisons fragiles ou des outils qui ne suffisent plus, l’atelier « Choisir le bon outil métier » prend la suite de celui-ci. Et si vous voulez un regard extérieur sur votre situation, vous pouvez décrire votre problème dans le [diagnostic ServiceProI](https://serviceproi.fr/diagnostic-core/), gratuit et sans engagement.

Évaluation

Partie A — Repérer et décrire

Répondez à toutes les questions, puis terminez la tentative : la correction n'est affichée qu'à la fin. Chaque bonne réponse vaut 2 points, la réussite demande au moins 70 % des points.

A1 — Le déclencheur, la règle et l’action

Une gérante de salon de toilettage veut automatiser les rappels envoyés à ses clients. Quelle description pourra être appliquée par une automatisation ?

Votre réponseA. « Rappeler les clients de temps en temps pour qu’ils reviennent. »B. « Quand huit semaines se sont écoulées depuis le dernier toilettage, si aucun rendez-vous n’est prévu, alors envoyer un SMS proposant de prendre rendez-vous. »C. « Envoyer des messages aux clients qui semblent l’avoir oubliée. »D. « Laisser le logiciel s’occuper des clients. »

A2 — L’automatisme qui dérape : la leçon de conduite

Une auto-école envoie automatiquement un SMS la veille de chaque leçon. Un lundi, trois élèves se présentent pour une leçon annulée : ils avaient reçu le rappel la veille au soir. Voici le parcours. À quelle étape manquait-il un contrôle ?

Votre réponseA. « L’auto-école active les rappels par SMS de son agenda en ligne, la veille à 18 h. »B. « Elle les teste avec un élève fictif : le message est clair et arrive à l’heure. »C. « Le vendredi, un moniteur annonce qu’il sera absent toute la semaine suivante. La secrétaire appelle ses élèves pour annuler leurs leçons. »D. « Elle laisse les leçons dans l’agenda en ligne, en se disant qu’elle les supprimera en début de semaine, quand elle aura le temps. »

A3 — La bonne candidate

Dans une entreprise de propreté, laquelle de ces tâches est la meilleure candidate à l’automatisation ?

Votre réponseA. Envoyer chaque vendredi à chaque agent son planning de la semaine suivante, préparé dans le planning partagé.B. Négocier les tarifs avec un nouveau fournisseur de produits d’entretien.C. Répondre à un client mécontent de la propreté de ses bureaux.D. Choisir les candidats à recevoir en entretien d’embauche.

A4 — L’exception oubliée

Un grossiste en fournitures de bureau veut envoyer automatiquement le bon de livraison au client dès que la commande quitte l’entrepôt. Dans la description de la tâche, lequel de ces éléments est une exception à prévoir ?

Votre réponseA. Le client a une adresse e-mail.B. La commande est payée.C. La commande est livrée en deux fois, parce qu’un article manque.D. Le bon de livraison contient le numéro de commande.

Évaluation

Partie B — Mettre en place

B1 — La fonction déjà là

Un menuisier perd du temps à relancer ses factures impayées. Que doit-il faire en premier ?

Votre réponseA. Faire développer une liaison entre sa banque et un tableur.B. Abonner son entreprise à une plateforme d’automatisation.C. Vérifier si son logiciel de facturation propose des relances programmées, et les activer après avoir prévu les exceptions.D. Embaucher une personne pour les relances.

B2 — L’identifiant commun

Une boutique de vélos veut relier son site marchand à son logiciel de caisse pour que les clients du site soient créés dans la caisse. Quelle condition faut-il vérifier avant tout ?

Votre réponseA. Qu’une information identifie à coup sûr le même client dans les deux outils, qu’elle est toujours remplie et toujours écrite de la même façon.B. Que les deux logiciels ont la même couleur d’écran.C. Que le site reçoit beaucoup de visites.D. Que la liaison fonctionne dans les deux sens.

B3 — Le message de relance

Un cabinet de diététique envoie un message automatique aux patients qui n’ont pas repris rendez-vous après trois mois. Lequel de ces messages est le mieux fait ?

Votre réponseA. « Cher patient, votre dossier est inactif. Merci de régulariser votre situation. »B. « Vous nous manquez tellement ! Je pense à vous chaque jour. » (envoyé à tous les patients)C. Le même message, envoyé chaque semaine jusqu’à ce que le patient reprenne rendez-vous.D. « Bonjour Mme Petit, cela fait trois mois depuis votre dernière consultation. Si vous souhaitez faire le point, vous pouvez prendre rendez-vous en ligne ou nous appeler au 05 56 00 00 00. Cabinet Équilibre, Claire. »

B4 — La prospection auprès des professionnels

Une entreprise de nettoyage industriel veut envoyer automatiquement une série de trois e-mails de présentation à des responsables d’usines, à leur adresse professionnelle. Que doit-elle respecter, selon les règles présentées par la CNIL ?

Votre réponseA. Obtenir l’accord écrit préalable de chaque responsable avant le premier message.B. Un message en rapport avec leur activité, l’indication claire de l’émetteur, un moyen simple de se désinscrire, et la prise en compte des demandes d’arrêt.C. Rien : entre professionnels, tout est permis.D. Envoyer les messages uniquement par SMS.

Évaluation

Partie C — Contrôler et décider

C1 — Le contrôle du silence

Un photographe a relié le formulaire de réservation de son site à son agenda. Quel contrôle lui permettra le mieux de s’apercevoir que la liaison s’est arrêtée ?

Votre réponseA. Un message de confirmation à chaque réservation transmise, et un coup d’œil chaque semaine au nombre de réservations reçues : zéro en une semaine doit l’alerter.B. Attendre qu’un client se plaigne.C. Refaire toute la liaison chaque année.D. Aucun : une liaison prévue par l’éditeur ne s’arrête jamais.

C2 — L’automatisme qui dérape : les factures en double

Un traiteur relie son outil de commande en ligne à son logiciel de facturation. À la fin du trimestre, sa comptable découvre 37 factures en double, dont une dizaine payées deux fois par les clients. Voici le parcours. À quelle étape manquait-il un contrôle ?

Votre réponseA. « Il choisit la liaison prévue par l’éditeur, dans un seul sens, avec le numéro de commande comme identifiant commun. »B. « Il la teste avec cinq fausses commandes, dont une annulée et une sans adresse e-mail : tout est correct. »C. « Un mois plus tard, pour corriger une erreur de prix, il active l’option “renvoyer les commandes modifiées”. Il ne refait aucun test, et ne regarde pas le journal de la liaison les jours suivants. »D. « Les clients reçoivent leurs factures et les règlent. »

C3 — Le délai de retour

Une liaison coûte 900 € de mise en place et 20 € d’abonnement par mois. Elle fait gagner 5 heures par mois et demande une heure de surveillance par mois. Une heure est comptée à 30 €. Au bout de combien de temps est-elle rentable ?

Votre réponseA. 3 mois.B. 9 mois.C. 6 mois.D. Jamais.

C4 — Les données sensibles

Un cabinet d’infirmiers veut envoyer automatiquement un SMS aux patients pour annoncer l’heure de passage. Le planning des tournées contient aussi les soins de chaque patient. Quelle est la meilleure approche ?

Votre réponseA. Relier le planning complet à une plateforme d’automatisation gratuite et envoyer tout le détail dans le SMS, pour être complet.B. Accepter la première plateforme venue, puisqu’elle est gratuite.C. Renoncer définitivement à toute automatisation.D. Ne mettre dans le SMS que l’heure de passage, ne transmettre que le nécessaire, et choisir pour le reste un outil adapté aux données de santé, après s’être renseigné auprès de son ordre professionnel ou sur cnil.fr.

Fin de la tentative

Lorsque vous avez répondu à toutes les questions, terminez votre tentative. Vos réponses sont alors corrigées tout de suite et vous voyez votre résultat. Vos réponses ne pourront plus être modifiées.

Avec au moins 70 % des points, vous obtenez une attestation de réussite à votre nom, vérifiable en ligne et à ajouter à votre profil LinkedIn. Vous disposez de 2 tentatives.