M2 — Repérer les bonnes candidates

Point de départ : tout ce qui est répétitif n’est pas bon à automatiser

Au module 1, vous avez noté des tâches que vous faites toujours de la même façon. Certaines sont d’excellentes candidates : elles reviennent souvent, suivent une règle claire, et une erreur ne coûterait pas grand-chose. D’autres semblent répétitives, mais cachent des exceptions, du jugement ou une relation délicate. Les automatiser ferait gagner un peu de temps, et perdre beaucoup plus le jour où la machine se trompera.

Ce module vous donne une grille simple pour trier vos tâches avant de vous lancer : celles qu’on peut confier à la machine, celles qu’on peut lui confier en partie, et celles qu’il vaut mieux garder à la main.

Si vous n’avez que 10 minutes aujourd’hui : reprenez une des tâches notées au module 1 et essayez de l’expliquer en une phrase sans dire « ça dépend ». Si vous y arrivez, c’est sans doute une bonne candidate.

À la fin de ce module, ce que vous saurez faire

• Juger une tâche selon les cinq critères d’une bonne candidate.
• Appliquer le test du « toujours pareil ».
• Reconnaître ce qu’il ne faut pas automatiser.
• Séparer, dans une tâche, la partie répétitive de la partie humaine.
• Repérer les candidates les plus courantes dans une petite structure.

Repères de travail : cinq critères et un test

1. Les cinq critères d’une bonne candidate

Une tâche est une bonne candidate à l’automatisation quand elle coche les cinq critères suivants :

• répétitive : elle revient souvent, chaque jour, chaque semaine ou à chaque commande ;
• stable : elle se fait de la même façon depuis des mois, et ne va pas changer le mois prochain ;
• avec une règle claire : on peut dire quand la faire, à qui, et quoi faire, sans hésiter ;
• avec un volume suffisant : le temps gagné vaut l’effort de mise en place (une tâche de deux minutes par an n’en vaut pas la peine) ;
• avec un coût d’erreur maîtrisé : si la machine se trompe une fois, ce n’est ni grave, ni irréparable.

Une tâche qui coche les cinq critères est prête. Une tâche qui en coche trois ou quatre peut souvent être automatisée en partie. Une tâche qui ne coche pas « règle claire » ou « coût d’erreur maîtrisé » reste à la main, quel que soit le temps qu’elle prend.

2. Le test du « toujours pareil »

Expliquez la tâche à voix haute, en une ou deux phrases, comme à un remplaçant qui arriverait demain. Écoutez-vous :

• si vous dites « toujours », « chaque fois que », « dès que », la tâche a une règle claire ;
• si vous dites « ça dépend », « en général », « sauf quand », la règle n’est pas encore claire, ou les exceptions sont nombreuses.

« Ça dépend » n’est pas une condamnation. C’est le signe qu’il faut d’abord écrire de quoi ça dépend. Si la réponse tient en deux ou trois cas précis, la tâche peut devenir une bonne candidate (le module 3 vous apprendra à les décrire). Si la réponse est « de plein de choses », gardez-la à la main.

3. Ce qu’on n’automatise pas

Quatre familles de tâches restent à la main, même si elles reviennent souvent :

• la relation délicate : répondre à une réclamation, annoncer un retard, rassurer un client inquiet ;
• la décision qui engage : accorder un délai de paiement, accepter un chantier, embaucher, fixer un prix hors barème ;
• la tâche qui change tout le temps : un processus qu’on modifie chaque mois, un outil qu’on va bientôt quitter ;
• l’exception fréquente : une règle qui ne s’applique en réalité qu’une fois sur deux.

Pour ces tâches, la machine peut aider (préparer un brouillon, rappeler l’échéance, rassembler les informations), mais c’est une personne qui décide et qui envoie.

4. Automatiser la partie répétitive, garder la partie humaine

Beaucoup de tâches mélangent une partie mécanique et une partie de jugement. Plutôt que de choisir entre « tout automatiser » et « ne rien automatiser », coupez la tâche en deux :

• la machine prépare : elle repère les factures en retard, rédige la relance, la met de côté ;
• la personne décide : elle relit la liste, retire le client fidèle qui traverse une passe difficile, et envoie.

Cette façon de faire garde l’essentiel du gain, puisque la partie fastidieuse (chercher, rédiger, recopier) est faite, et elle supprime l’essentiel du risque, puisque rien ne part sans un coup d’œil humain. C’est souvent la meilleure solution pour commencer, quitte à laisser partir les envois tout seuls une fois qu’on a confiance.

5. Les candidates les plus fréquentes

Dans une petite structure, on retrouve presque toujours les mêmes bonnes candidates :

• les rappels de rendez-vous (la veille, par SMS ou par e-mail) ;
• les relances de factures (avec une étape humaine pour les cas délicats) ;
• les accusés de réception (« Nous avons bien reçu votre demande, nous vous répondons sous 48 heures ») ;
• les recopies d’un outil à l’autre (du formulaire vers le tableau, de la caisse vers le suivi des ventes) ;
• les rapports réguliers (le chiffre de la semaine, la liste des devis en attente) ;
• les sauvegardes.

Commencez par regarder si l’une d’elles vous prend du temps. C’est là que le gain est le plus sûr.

Situations de métier : bonne candidate ou pas ?

Dans chaque cas, regardez quels critères sont remplis, et ce qui a finalement été automatisé, ou non.

Cas 1 — Consultant : le rapport mensuel à ses clients

*Exemple d’un domaine voisin du vôtre, pour illustrer la démarche.*

La situation. Chaque mois, vous envoyez à vos clients un rapport d’activité : heures passées, actions réalisées, prochaines étapes.

L’analyse. Les heures viennent de votre outil de suivi du temps et suivent une règle claire. Le commentaire, lui, est différent chaque mois.

Ce qui a été fait. Un modèle de rapport qui se remplit tout seul avec les heures du mois. Vous ajoutez le commentaire et vous envoyez.

Ce qui reste humain. L’analyse et les recommandations, qui font la valeur du rapport.

Cas 2 — Électricien : la commande de matériel

*Exemple d’un domaine voisin du vôtre, pour illustrer la démarche.*

La situation. Vous aimeriez que vos commandes au grossiste partent automatiquement.

L’analyse. Les commandes varient selon les chantiers, les fournisseurs proposent des promotions, et une erreur (une grosse commande en double) coûte cher. Volume faible, coût d’erreur élevé.

Ce qui a été fait. Pas d’automatisation de la commande. Une liste du petit matériel courant, avec un seuil pour chaque article, qui rappelle de commander quand le stock du fourgon baisse.

Ce qui reste humain. La commande elle-même.

Un cas pour votre métier ou votre fonction

Reprenez la feuille du module 1. Pour chacune de vos trois tâches, sur une feuille :

1. Cochez les critères remplis : répétitive, stable, règle claire, volume suffisant, coût d’erreur maîtrisé.
2. Faites le test du « toujours pareil » à voix haute.
3. Classez la tâche : bonne candidate, en partie, ou à garder à la main.
4. Pour les tâches « en partie », notez ce que la machine pourrait préparer et ce que vous garderiez.

Ce que vous faites ensuite. Ajoutez à votre liste une ou deux tâches parmi les candidates fréquentes (rappels, relances, accusés de réception, recopies, rapports, sauvegardes) si elles vous concernent. Gardez cette feuille pour le module 3.

Votre bilan : savez-vous trier vos tâches ?

• Vous connaissez les cinq critères : répétitive, stable, règle claire, volume suffisant, coût d’erreur maîtrisé.
• Vous savez faire le test du « toujours pareil ».
• Vous savez ce qu’on n’automatise pas : la relation délicate, la décision qui engage, la tâche qui change, l’exception fréquente.
• Vous savez couper une tâche en deux : la machine prépare, la personne décide.
• Vous connaissez les candidates les plus fréquentes dans une petite structure.

Avant de retourner à votre travail

Cette semaine, chaque fois que vous faites une tâche pour la troisième fois de la même façon, notez-la. En fin de semaine, appliquez-lui les cinq critères.