M9 — Calculer le gain et décider

Point de départ : « ça va nous faire gagner un temps fou »

C’est souvent vrai. Mais pas toujours. Une automatisation coûte : du temps pour la mettre en place, parfois un abonnement, parfois un prestataire, et surtout un coût qu’on oublie presque toujours, le temps de la surveiller et de la réparer. Une automatisation qui fait gagner vingt minutes par mois et qui casse tous les trimestres ne rapporte rien.

Ce module vous donne une méthode simple pour chiffrer le gain et le coût, savoir au bout de combien de temps une automatisation devient rentable, choisir entre faire soi-même, se faire aider ou faire faire, et reconnaître le moment où il vaut mieux un vrai outil métier que des liaisons bricolées.

Si vous n’avez que 10 minutes aujourd’hui : prenez votre meilleure candidate. Combien de minutes vous prend-elle par semaine ? Multipliez par 46. Divisez par 60. C’est le nombre d’heures par an que vous pourriez récupérer.

À la fin de ce module, ce que vous saurez faire

• Calculer le gain d’une automatisation en heures par an, erreurs évitées comprises.
• Calculer son coût complet, surveillance et réparation comprises.
• Estimer son délai de retour.
• Choisir entre faire soi-même, se faire aider ou faire faire.
• Reconnaître le moment de passer à un outil métier.

Rappel de l’atelier n° 2. Une petite perte répétée se mesure en heures par an : minutes par fois × fois par semaine × semaines travaillées. C’est en convertissant les minutes en heures par an qu’on voit ce qu’elles coûtent vraiment.

Repères de travail : un calcul honnête

1. Le gain

Le gain d’une automatisation se calcule en deux parties.

Le temps gagné. Minutes gagnées par semaine × semaines travaillées par an, divisé par 60.

*Exemple : vos relances de factures vous prennent 45 minutes par semaine. Avec les relances automatiques, il ne reste que 10 minutes de relecture. Le gain est de 35 minutes par semaine. Sur 46 semaines : 35 × 46 = 1 610 minutes, soit environ 27 heures par an.*

Les erreurs et les pertes évitées. Un rendez-vous oublié, une facture jamais relancée, une commande mal recopiée ont un coût. Estimez-le simplement : combien de fois par mois, combien chaque fois.

*Exemple : trois rendez-vous oubliés par mois, à 45 € chacun, font 135 € par mois, soit 1 620 € par an. Si les rappels en évitent les deux tiers, le gain est de 90 € par mois.*

Pour comparer avec un coût en euros, donnez une valeur à une heure de votre temps : ce que vous facturez, ou ce que coûte l’heure de la personne qui fait la tâche. Dans ce module, nous prenons 30 € de l’heure, pour simplifier les calculs.

2. Le coût complet

Le coût d’une automatisation comprend trois parties :

• la mise en place : votre temps pour la décrire, la régler et la tester, ou la facture d’un prestataire ;
• l’abonnement : la plateforme d’automatisation, la formule supérieure du logiciel, le crédit de SMS ;
• la surveillance et la réparation : les cinq minutes de vérification par semaine (module 6), et les heures passées à comprendre et à réparer quand elle casse.

La troisième partie est celle qu’on oublie toujours. Comptez au moins 5 minutes par semaine de vérification par automatisation, et prévoyez quelques heures par an de réparation pour une liaison entre deux outils, davantage si elle passe par une plateforme ou plusieurs étapes.

*Exemple : 5 minutes par semaine × 46 semaines = 230 minutes, soit près de 4 heures par an de surveillance pour une seule automatisation.*

3. Le délai de retour

Le délai de retour répond à la question : au bout de combien de mois l’automatisation a-t-elle remboursé sa mise en place ?

Délai de retour = coût de mise en place ÷ gain net par mois.

Le gain net par mois, c’est le gain (temps et erreurs évitées) moins l’abonnement et la surveillance.

*Exemple : une liaison coûte 600 € de mise en place par un prestataire, et 20 € par mois d’abonnement. Elle fait gagner 6 heures par mois (180 €), et demande une heure de surveillance par mois (30 €). Le gain net est de 180 − 20 − 30 = 130 € par mois. Le délai de retour est de 600 ÷ 130, soit un peu moins de 5 mois.*

Quelques repères pour décider :

• moins de 3 mois : rentable vite, à lancer ;
• entre 3 mois et 2 ans : rentable à terme, à lancer si l’activité et les outils sont stables sur cette durée ;
• plus de 2 ans, ou un gain net négatif : pas rentable, à abandonner ou à simplifier.

Si le gain net par mois est négatif (l’abonnement et la surveillance coûtent plus que le temps gagné), l’automatisation ne sera jamais rentable, quel que soit le prix de mise en place.

4. Faire soi-même, se faire aider ou faire faire

Trois façons de mettre en place une automatisation :

• faire soi-même : pour les automatisations à portée de main (module 4). Les fonctions de vos outils sont faites pour être activées par leurs utilisateurs, et leur aide en ligne les explique.
• se faire aider : pour une première liaison, ou si vous manquez de temps. Quelqu’un la met en place avec vous, vous explique comment elle fonctionne, et vous laisse une description écrite. Vous restez capable de la surveiller et de l’arrêter.
• faire faire : pour une liaison complexe ou un développement sur mesure. Exigez alors trois choses : un compte au nom de votre entreprise, une description écrite de ce qui a été fait, et la façon de l’arrêter et de faire sans.

Dans tous les cas, la décision et le contrôle restent chez vous. Une automatisation que personne dans l’entreprise ne comprend est une dépendance, pas un gain.

5. L’essai de deux semaines, et le moment de changer d’outil

Avant de considérer une automatisation comme acquise, faites-la tourner deux semaines en vérifiant tout ce qu’elle fait (rappel de l’atelier n° 2 : le test des deux semaines). Au bout de ces deux semaines, comparez le temps réellement gagné avec votre estimation.

Et soyez attentif aux signes qu’il vaut mieux un outil métier (un logiciel qui fait tout cela d’origine) que des liaisons bricolées :

• vous avez plus de trois liaisons qui recopient les mêmes informations entre plusieurs outils ;
• les liaisons cassent souvent, et vous passez plus de temps à les réparer qu’à travailler ;
• une seule personne comprend comment l’ensemble fonctionne ;
• vous ajoutez des liaisons pour compenser ce que vos outils ne savent pas faire.

À ce stade, le bon choix n’est plus une automatisation de plus, mais un outil adapté à votre métier. C’est l’objet de l’atelier n° 4, « Choisir le bon outil métier ».

Situations de métier : le calcul qui a décidé

Dans chaque cas, refaites le calcul et regardez la décision prise. Une heure est comptée à 30 €.

Cas 1 — Agente immobilière : la publication des annonces

*Exemple d’un domaine voisin du vôtre, pour illustrer la démarche.*

Le projet. Publier automatiquement chaque nouveau bien sur trois sites d’annonces.

Le calcul. Votre logiciel de transaction le propose, pour 40 € par mois. Gain : 15 biens par mois, 20 minutes chacun, soit 300 minutes, 5 heures par mois (150 €). Gain net : 150 − 40 = 110 € par mois. Mise en place : une heure.

La décision. Rentable vite, et plus d’erreurs de prix entre les trois sites.

Cas 2 — Électricien : les rappels de contrôle des installations

*Exemple d’un domaine voisin du vôtre, pour illustrer la démarche.*

Le projet. Activer dans son logiciel les rappels automatiques aux clients ayant un contrat d’entretien.

Le calcul. Mise en place : une heure. Aucun abonnement supplémentaire. Gain : les rappels faits à la main lui prenaient 2 heures par mois, et il en oubliait. Chaque contrat renouvelé grâce au rappel rapporte environ 120 €.

La décision. Rentable vite, dès le premier mois.

Un cas pour votre métier ou votre fonction

Pour votre meilleure candidate, sur une feuille :

1. Le gain en temps : minutes gagnées par semaine × semaines travaillées ÷ 60 = heures par an.
2. Les erreurs évitées : combien par mois, combien chacune.
3. Le coût de mise en place : votre temps, ou un devis.
4. L’abonnement par mois, s’il y en a un.
5. La surveillance : au moins 5 minutes par semaine.
6. Le gain net par mois, puis le délai de retour.

Ce que vous faites ensuite. Si le délai de retour dépasse deux ans, ou si le gain net est négatif, cherchez une solution plus simple : un modèle, une fonction de votre outil actuel, ou rien du tout. Si vous avez déjà plusieurs liaisons qui cassent souvent, notez-le : c’est un sujet pour l’atelier n° 4.

Votre bilan : savez-vous décider ?

• Vous savez calculer le gain en heures par an, et estimer les erreurs évitées.
• Vous savez calculer le coût complet : mise en place, abonnement, surveillance et réparation.
• Vous savez calculer un délai de retour, et reconnaître une automatisation qui ne sera jamais rentable.
• Vous savez choisir entre faire soi-même, se faire aider ou faire faire, en gardant la décision et le contrôle.
• Vous savez reconnaître les signes qu’il faut un outil métier plutôt que des liaisons de plus.

Avant de retourner à votre travail

Cette semaine, chiffrez votre meilleure candidate avec la méthode du module : gain, coût complet, délai de retour. Si vous avez déjà des automatisations en place, refaites le calcul pour l’une d’elles, avec le temps de surveillance réel.