Automatiser les bonnes choses

Une formation pour gagner du temps sans perdre le contrôle

Rappels, relances, recopies, confirmations, rapports : beaucoup de tâches répétitives peuvent se faire seules. Pourtant, on hésite : par où commencer ? faut-il un nouveau logiciel ? de l’intelligence artificielle ? un informaticien ? Et ceux qui se sont lancés savent qu’une automatisation peut aussi se tromper, envoyer une relance à un client qui a payé, ou cesser de fonctionner sans prévenir.

Cette formation vous apprend à choisir les tâches qui valent la peine d’être automatisées, à les mettre en place sans tout compliquer, le plus souvent avec les outils que vous avez déjà, et à garder le contrôle quand la machine se trompe. Elle ne vous vend aucun logiciel et ne cite aucune marque. Elle s’adresse aux artisans, commerçants, indépendants, associations et responsables d’une petite équipe. Aucun prérequis technique, aucune ligne de code.

Ce cours fait suite à l’atelier n° 2, « Quand votre organisation atteint ses limites ». On n’automatise pas le désordre : si vos informations sont dispersées ou vos façons de faire floues, commencez par remettre de l’ordre. Il n’est pas obligatoire d’avoir suivi l’atelier n° 2 : les notions utiles sont rappelées au fil des modules.

Le fil conducteur : l’automatisme qui dérape

Dans chaque module, une courte histoire raconte une automatisation qui a bien fonctionné pendant des semaines, puis s’est trompée sans que personne ne le voie : une réponse d’absence restée active trois mois, des relances envoyées à un client qui avait payé, un formulaire qui n’arrivait plus nulle part. Votre rôle est de trouver l’étape où il manquait un contrôle.

Ces histoires reproduisent ce qui se passe vraiment. Une automatisation ne se trompe presque jamais par malchance : elle fait exactement ce qu’on lui a dit, y compris quand la situation a changé. Le dérapage était presque toujours évitable, à une étape précise.

Comment vous y prendre

• Avancez par petites sessions. Chaque module se fait en 15 à 20 minutes, en une ou plusieurs fois.
• Regardez votre propre activité. Chaque module propose un petit exercice à faire avec un papier et un crayon, sur vos propres tâches.
• Aucune réponse à rédiger. Les exercices sont des questions à choix et des classements, corrigés tout de suite.
• Un choix par module pour votre plan d’automatisation. À la fin de chaque module, vous choisissez ce qui vous concerne le plus. Le dernier module rassemble ces choix en un plan d’automatisation, avec vos trois priorités.

Votre métier ou votre fonction

Choisissez ci-dessus le domaine le plus proche de votre métier ou de votre fonction : les exemples de chaque module seront ceux de votre domaine. Vous pouvez changer de domaine à tout moment.

Si vous êtes salarié. Ce que vous apprendrez vous servira pour votre propre travail et pour proposer des améliorations. Les décisions sur les outils, les accès et les messages envoyés aux clients restent celles de votre employeur : partagez vos idées avec lui.

Le parcours

1. Ce qu’automatiser veut dire.
2. Repérer les bonnes candidates.
3. Décrire la tâche avant de l’automatiser.
4. Les automatisations à portée de main.
5. Relier deux outils.
6. Garder le contrôle.
7. Les messages automatiques aux clients.
8. Données, accès et obligations.
9. Calculer le gain et décider.
10. Évaluation finale : votre plan d’automatisation.

À la fin, vous repartez avec

• une méthode pour décrire une tâche et ses exceptions avant de l’automatiser ;
• la liste des automatisations que vos outils savent déjà faire ;
• les cinq dérapages à surveiller, et les contrôles qui les évitent ;
• une façon simple de calculer si une automatisation en vaut la peine ;
• votre plan d’automatisation, avec vos trois priorités ;
• une attestation de réussite « ServiceProI Académie », si vous réussissez l’évaluation finale.

Votre première étape

Pensez à une tâche que vous avez faite cette semaine exactement comme la semaine dernière, sans réfléchir. Gardez-la en tête : au fil des modules, vous saurez si elle mérite d’être automatisée, comment, et avec quels contrôles.

Comment utiliser les cas métier

Les situations des modules sont des exemples fictifs conçus pour l’apprentissage. Les chiffres qui y figurent servent à illustrer une méthode, pas à décrire votre secteur. Quand un cas touche à une obligation légale (prospection par e-mail ou SMS, données personnelles, facture électronique), vérifiez la règle qui s’applique à votre situation auprès d’une source officielle (cnil.fr, impots.gouv.fr) ou de votre comptable.