Faire communiquer plusieurs logiciels
Vous utilisez un logiciel de gestion, un outil de facturation, une messagerie, un agenda, un CRM ou plusieurs fichiers. Le problème n'est pas forcément chacun de ces outils. C'est parfois le fait que l'information ne circule pas correctement entre eux.
Une situation fréquente
Une information est saisie dans un premier outil. Puis quelqu'un doit la récupérer, ouvrir un autre logiciel, la recopier, vérifier qu'elle est correcte et recommencer. Une connexion entre les outils peut parfois supprimer tout ou partie de ce travail.
Ce qu'il faut vérifier
Les fonctionnalités disponibles ; les possibilités d'accès aux données ; les API éventuelles ; les formats utilisés ; les règles métier ; les contraintes de sécurité.
Décrire votre fonctionnement →Une situation-type
Du devis à la facture, trois saisies pour la même information
Un artisan établit ses devis dans un logiciel, suit ses chantiers dans un tableur et facture dans un troisième outil. Le nom du client, l'adresse et le détail des prestations sont saisis trois fois. Quand une information change en cours de route, il faut penser à la corriger partout, ce qui n'arrive pas toujours.
La plupart des logiciels du marché savent exporter ou recevoir des données, parfois par une API, parfois par des fichiers. La question est de savoir lequel doit faire foi pour chaque information, et dans quel sens elle doit circuler.
Comment relier plusieurs outils
- Lister les outils utilisés et, pour chacun, les informations qui y sont saisies.
- Repérer les informations saisies plusieurs fois et décider quel outil en est la référence.
- Vérifier ce que chaque outil permet : API, export, import, connecteurs existants.
- Définir le moment de la synchronisation : immédiate, quotidienne ou à la demande.
- Prévoir le traitement des erreurs : doublons, champ manquant, outil indisponible.
Points de vigilance
- Certains logiciels limitent l'accès à leurs données, ou le réservent à des offres payantes : c'est à vérifier avant tout.
- Une synchronisation dans les deux sens est bien plus délicate qu'une circulation à sens unique.
- Un connecteur « prêt à l'emploi » peut suffire ; un développement spécifique n'est justifié que si aucun ne convient.
- Relier les outils ne corrige pas des données déjà incohérentes : un nettoyage préalable est parfois nécessaire.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une API ?
C'est une porte d'accès prévue par un logiciel pour que d'autres programmes puissent lire ou envoyer des informations de manière contrôlée. Quand elle existe, elle permet de relier des outils sans ressaisie ni manipulation de fichiers.
Mes logiciels n'ont pas d'API : est-ce bloquant ?
Pas forcément. Un export ou un import de fichiers, même manuel au départ, peut déjà supprimer une grande partie de la ressaisie. D'autres solutions existent selon les cas ; c'est ce que le diagnostic permet d'évaluer.
Vaut-il mieux tout regrouper dans un seul logiciel ?
Parfois, mais pas toujours. Changer d'outil a un coût et impose de nouvelles habitudes. Relier des outils qui conviennent chacun à leur usage est souvent plus simple que de tout migrer.
Vous avez un problème mais vous ne savez pas quelle solution utiliser ?
Décrivez simplement votre situation. Le diagnostic permet de préciser votre besoin, comprendre votre fonctionnement et déterminer quelle solution numérique peut être envisagée.