Créer un outil métier adapté à votre activité
Vous utilisez peut-être un logiciel existant, mais vous avez développé autour de lui des tableaux, des procédures et des habitudes pour compenser ce qu'il ne fait pas. Ou peut-être qu'aucun outil existant ne correspond réellement à votre fonctionnement.
Cela peut être
Une application interne ; un outil de suivi ; un formulaire ; un tableau de bord ; une interface métier ; un outil de recherche ; une application reliant plusieurs services.
Ne pas commencer par le développement
Avant d'écrire une ligne de code, il faut comprendre qui fait quoi, avec quelles informations, dans quel ordre, avec quelles règles et avec quel résultat attendu. Le diagnostic permet de transformer un besoin exprimé en fonctionnement suffisamment précis pour déterminer ce qu'il faudrait réellement construire.
Commencer le diagnostic →Une situation-type
Un logiciel du marché entouré de tableaux « de secours »
Une entreprise utilise un logiciel standard pour son activité principale. Mais le suivi de certaines étapes spécifiques à son métier se fait dans des tableurs, des notes et des emails, parce que le logiciel ne les prévoit pas. Avec le temps, ces à-côtés sont devenus indispensables et reposent sur la mémoire de quelques personnes.
Dans ce cas, la question n'est pas forcément de remplacer le logiciel existant. Il peut suffire de construire un outil complémentaire, limité à ce que le logiciel ne sait pas faire, et relié à lui si c'est possible.
De l'idée à un outil utilisable
- Décrire le fonctionnement actuel : qui fait quoi, avec quelles informations, dans quel ordre.
- Identifier précisément ce que les outils existants ne permettent pas de faire.
- Définir le périmètre minimal utile : les quelques fonctions sans lesquelles l'outil n'a pas d'intérêt.
- Réaliser une première version sur ce périmètre et la faire utiliser en conditions réelles.
- Faire évoluer l'outil à partir de l'usage observé, plutôt que de tout prévoir à l'avance.
Avant de se lancer
- Vérifier qu'aucun outil existant, éventuellement paramétré, ne répond déjà au besoin.
- Prévoir la maintenance : un outil sur mesure doit être suivi dans le temps.
- Associer dès le début les personnes qui utiliseront l'outil au quotidien.
- Penser à la reprise des données existantes, souvent dispersées dans des fichiers.
Assistant Vendeur aide un vendeur en boutique à retrouver le bon produit dans le catalogue et à préparer ses arguments. L'IA y est limitée à une tâche précise, sur les données réelles de la boutique, et le vendeur reste celui qui conseille.
Questions fréquentes
Un outil sur mesure est-il forcément coûteux ?
Cela dépend surtout de son périmètre. En se limitant à ce qui est réellement nécessaire et en commençant par une première version simple, un outil sur mesure peut rester proportionné au besoin. C'est l'un des objectifs du diagnostic.
Qu'est-ce qu'une première version ?
C'est un outil réduit à l'essentiel, mais réellement utilisable. Il permet de vérifier que la solution répond au besoin avant d'investir dans des fonctions supplémentaires.
Que devient l'outil si j'ai besoin de le modifier plus tard ?
Un outil sur mesure bien construit peut évoluer. Il est important que le code, les données et la documentation restent accessibles, pour ne pas dépendre d'une seule personne.
Vous avez un problème mais vous ne savez pas quelle solution utiliser ?
Décrivez simplement votre situation. Le diagnostic permet de préciser votre besoin, comprendre votre fonctionnement et déterminer quelle solution numérique peut être envisagée.