Automatiser un problème ne le fait pas disparaître.
Face aux erreurs ou aux tâches chronophages, automatiser n'est pas toujours la solution. Découvrez pourquoi simplifier et analyser vos processus est essentiel avant d'intégrer l'IA ou de nouveaux outils.
En bref
- Automatiser un processus mal conçu risque seulement de reproduire ses inefficacités plus rapidement.
- L'IA peut extraire ou classer des données, mais elle ne transforme pas un mauvais processus en un bon.
- La méthode consiste à comprendre et simplifier le fonctionnement réel avant d'envisager une automatisation.
Lorsqu’un travail prend trop de temps ou comporte des erreurs, la réaction est souvent rapide :
« Il faudrait automatiser. »
Pourquoi pas.
Mais avant de choisir une automatisation, une question mérite d’être posée :
Qu’est-ce qui se passe réellement ?
Prenons un cas très ordinaire.
Une information arrive par e-mail.
Elle est saisie dans un tableur.
Puis reportée dans un logiciel.
Puis vérifiée ailleurs.
La conclusion semble évidente : automatisons.
Mais pourquoi cette information est-elle saisie plusieurs fois ?
Peut-être qu’une étape est devenue inutile.
Peut-être que deux outils font la même chose.
Peut-être qu’il manque simplement une liaison entre deux systèmes.
Dans ce cas, automatiser le processus tel qu’il existe aujourd’hui risque surtout de reproduire le même fonctionnement… plus vite.
Ce n’est pas forcément le progrès du siècle.
L’analyse des processus consiste justement à examiner les étapes réelles d’un fonctionnement pour identifier les inefficacités, les doublons, les points de blocage et les possibilités d’amélioration.
Et avec l’IA, le principe reste le même.
L’IA peut aider à lire un document, extraire une information, classer des données ou préparer une synthèse.
Mais elle ne transforme pas automatiquement un processus mal conçu en bon processus.
La bonne question n’est donc pas seulement :
« Est-ce automatisable ? »
Mais aussi :
« Est-ce nécessaire ? »
« Est-ce la bonne manière de faire ? »
Parfois, la meilleure automatisation consiste simplement à supprimer une étape.
Parfois, il faut connecter deux outils.
Parfois, un outil existant suffit.
Et parfois, il faut effectivement développer une solution.
Chez ServiceProi, la démarche est donc :
Comprendre → Reconstituer → Simplifier → Choisir → Construire → Tester → Ajuster
Le but n’est pas d’automatiser davantage.
Le but est de résoudre réellement le problème.
Du problème concret à la solution fonctionnelle.
L’artisanat numérique.
Sources : IBM — Analyse des processus · Microsoft — Process mining · NIST — AI Risk Management Framework